FAQ : GMP Local Covid

Manufacturers involved in the manufacturing of to be registered/ registered products under Drug Control Authority (DCA) and to be notified/ notified cosmetics under NPRA.

The types of inspections conducted by NPRA are:

(i) Routine GMP Inspection – GMP Inspection which has been scheduled for the current year.

(ii) Non-routine GMP Inspection which includes:

• Initial Inspection: Inspection conducted on new premises with an intention to manufacture notified cosmetics only.
• Pre-Licensing Inspection: Inspection conducted on new premises with an intention to manufacture registered products (such as pharmaceuticals, health supplements and traditional products).
• Pre-Approval Inspection: Inspection conducted on new production line of registered products/ notified cosmetics manufacturers
• Pre-Certification Inspection: Inspection conducted on local premises that are not regulated by Drug Control Authority such as foreign manufacturer, active pharmaceutical ingredient manufacturer and Cell and Gene Therapy Products (CGTP) manufacturer.
• Verification Inspection: Inspection conducted following a punitive action.
• Investigation Inspection: Investigation Inspection is an inspection conducted on premises based on complaint received and product recall activity.

Kindly refer to the Frequently Asked Questions (FAQs): Good Manufacturing Practice (GMP) Inspection by National Pharmaceutical Regulatory Agency (NPRA) for further information pertaining to the requirement of GMP.

Ideally, all routine and non-routine GMP inspections are conducted on-site whereby an inspector, or a team of inspectors will perform the inspection at the premises throughout the duration of inspection. Previously NPRA has implemented few off-site inspection mechanisms such as Desktop Inspection (DI), Desktop Assessment (DA) and Remote Inspection (RI). As a way forward, to improve the existing off-site inspection mechanisms, Distant Assessment (DiA) which comprises of Remote Inspection and Hybrid Inspection is introduced starting from 1st September 2021.

3.1 Remote Inspection

3.1.1 What is Remote Inspection?

Remote Inspection includes documentation review and followed by virtual inspection in which:

1. Documentation (e.g., filing commitments, site description, and key procedures) is requested by GMP inspectors for further evaluation. Requests and responses to questions are shared in written form (e.g., via email or on a document-sharing platform).

2. In addition to sharing documentation as in any other Remote Inspection, virtual inspection utilizes technologies such as live or real-time streaming video, screen-sharing, or other means of real-time communication. Virtual inspection may include virtual tour of aspects of the manufacturer, video communications and interviews.

3.1.2 How does NPRA perform GMP inspection through Remote Inspection?

Below is the summary of Remote Inspection process:

1. The assigned GMP inspector(s) will communicate with the manufacturer on the arrangement of the inspection and the list of documents required for evaluation. The GMP inspector(s) in-charge may also forward invoice for inspection fee calculated based on the number of inspector/ assessors and the duration of the Remote Inspection days to be conducted. [Note: The full amount of inspection fee must be paid upfront before the GMP inspector(s) proceed with the process of Remote Inspection.]

2. The GMP inspector(s) will prepare the inspection/ document evaluation agenda based on the inspection type.

3. The GMP inspector(s) will evaluate the documentation provided by the manufacturer.

4. The GMP inspector(s) may further communicate with the manufacturer’s representative to request additional documents. Total correspondence with company shall be limited to 3 correspondences.
5. The GMP inspector(s) will notify company regarding the virtual inspection date. Virtual inspection will be conducted through an online platform according to the inspection agenda prepared by the GMP inspector(s).
   1. Opening Meeting,
   2. Outcome of documentation evaluation and further discussion/ document requested if it is deemed necessary.
   3. The manufacturer conducts a virtual tour on the facility.
   4. Closing Meeting. 
6. An inspection report will be forwarded to the manufacturer.
7. The manufacturer is required to submit Corrective and Preventive Action Report (CAPA) based on the GMP deficiencies reported.
8. The GMP inspector(s) receives and evaluates CAPA report forwarded by the manufacturer.

3.1.3 What hardware is required or recommended for a virtual inspection?

The basic requirements for a virtual inspection are as follows:

1. Computer: All participants must have devices with a reliable internet connection of a speed that matches the requirements of the technological tools and communications platforms intended to be used.

2. Webcam or conference camera: A videoconferencing camera or a camera built-in to the computer can be used.

3. Audio: Computer audio must be suitable. The speakers and microphone for each participant should be of appropriate quality.

4. Intranet or virtual private network (VPN) connectivity at manufacturer: The manufacturer should test connectivity from all locations involved with the inspection, including those of key staff participating remotely, prior to the start date to ensure that all software applications will be accessible.

5. Scanner can be helpful in all types of virtual inspections as the manufacturer may be required to prepare documents for sharing.

3.1.4 What is the most suitable process for sharing documentation in a Remote Inspection? In a virtual inspection, what is the most suitable process for conducting interviews and providing virtual tours of the facility?

All communication channels must be agreed by both parties and provide the appropriate level of protection for the exchange of confidential and sensitive information. Regardless of the technological tools selected, it is essential that all participants test and become familiar with the tools in advance of the inspection.

In addition, access to document-sharing platform and virtual inspection platform should be revoked immediately 15 working days after end of inspection by the host (GMP inspector or manufacturer).

1. Sharing documentation

The manufacturer should prepare documents in digital format. Documents shared electronically should be:

1. Formatted to be as a readable Portable Document Format (PDF).
2. Provided in a clearly organized manner, consistent with the documentrequest.
3. Identified in a way that enables the inspector to understand each document’s contents from its title or file name without having to open the document.
4. The options for sharing documentation range from secured email to secured cloud storage solutions restricted to specific participants and made available only during the inspections.
5. The document sharing platform should provide the appropriate level of security while also allowing auditors to easily locate, review, and annotate documents.
6. Documents also can be shared in real time during the virtual inspection through the video communication platform.
7. Documents also might be shipped through traditional mail or courier services, either in paper form or on electronic storage media.
8. The manufacturer should ensure that any electronic files are accessible by the inspector.

2. Virtual inspection

1. Video communication platforms can be used during many aspects of a virtual inspection, including chat, video- and audio-conferencing. Examples are Microsoft Teams, Cisco WebEx, and Zoom.
2. Care should be taken to ensure that the camera produces a stable picture that is easy to view.
3. Additional audio tools may be necessary for the person operating the camera during the virtual tour.
4. In areas of the facility where the Wi-Fi signal may not be strong enough to broadcast a live virtual tour, consider whether it might be useful to install devices to amplify the signal or prepare a pre-recorded video.
5. No recordings are allowed throughout the inspection process.

3.2 Hybrid Inspection

3.2.1 What is Hybrid Inspection?

Hybrid Inspection includes documentation review as described in para 3.1.1 (1) followed by an on-site inspection. As most of the documents have been reviewed, time spent during on-site inspection can be shortened compared to the normal on-site duration.

3.2.2 How does NPRA perform GMP inspection through Hybrid Inspection?

Below is the summary of Hybrid Inspection process:

1. The GMP inspector(s) in-charge will communicate with the manufacturer on the arrangement of the inspection and the list of documents required for evaluation. The GMP inspector(s) in-charge may also forward invoice for inspection fee calculated based on the number of inspector/ assessors and the duration of the Remote Inspection days to be conducted. [Note: The full amount of inspection fee must be paid upfront before the GMP inspector proceed with the process of Remote Inspection.]

2. The GMP inspector(s) will prepare the inspection/ document evaluation agenda based on inspection type.

3. The GMP inspector(s) will evaluate the documentation provided by the manufacturer.

4. The GMP inspector(s) may further communicate with the manufacturer’s representative to request additional documents. Total correspondence with company shall be limited to 3 correspondences.

5. The GMP inspector(s) will notify company on the on-site inspection date. On-site inspection will be conducted according to the inspection agenda prepared by the GMP inspector(s).

1. Opening Meeting.
2. Outcome of documentation evaluation and further discussion/ document requested if it is deemed necessary.
3. The manufacturer conducts on-site tour on the facility.
4. Closing Meeting.

6. An inspection report will be forwarded to the manufacturer.

7. The manufacturer is required to submit Corrective and Preventive Action Report (CAPA) based on the GMP deficiencies reported.

8. The inspector(s) receives and evaluates CAPA report forwarded by the manufacturer.

3.2.3 What is the most suitable process for sharing documentation in a Hybrid Inspection?

Refer to para 3.1.4 (1).

3.2.4 What are the things to consider during on-site inspection (in the context of

Hybrid Inspection)?

Steps that can be taken by both parties during on-site inspection to minimize the risk of transmission of infections are outlined as below but not limited to:

1. Reduce number of people physically present in the inspection/meeting room. Manufacturer may use video conference to allow people in another room to join the inspection/meeting.
2. Reduce number of personnel accompanying site tour.
3. Use screen sharing video conference technology for sharing of documents.

GMP certificate will be issued upon application and the certificate shall specify type of DiA
(Remote Inspection) conducted. The GMP validity for DiA shall be as follow:

4.1 Remote Inspection : 2 years
4.2 Hybrid Inspection : 3 years

The manufacturer is given 5 working days to provide feedback/ correspondence to documents requested. If additional time is needed, it should be discussed and agreed with the respective GMP inspector(s).

Selection for type of DiA is based on risk management principles in which complexity of premise, processes and products will be considered other than the type of inspections and history of product complaints. Determination of the type of DiA to be conducted on the site depends solely on the inspector(s), based on the criteria’s set and risk assessment conducted.

Pengilang produk berdaftar dengan Pihak Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) atau pengilang produk kosmetik bernotifikasi.

Jenis pemeriksaan APB yang dijalankan oleh NPRA adalah:

• Pemeriksaan Rutin APB – Pemeriksaan APB yang telah dijadualkan dalam tahun semasa.
• Pemeriksaan Bukan Rutin APB yang terdiri daripada:
• Pemeriksaan Awal APB: Pemeriksaan yang dijalankan ke atas premis pengilang kosmetik yang baharu yang belum mempunyai sebarang kosmetik bernotifikasi.
• Pemeriksaan Pra-Pelesenan APB: Pemeriksaan yang dijalankan ke atas pengilang baharu yang belum memiliki Lesen Pengilang.
• Pemeriksaan Pra-Kelulusan APB: Pemeriksaan yang dijalankan ke atas barisan pengeluaran baharu pengilang produk berdaftar/ kosmetik bernotifikasi sedia ada.
• Pemeriksaan Pra-Pensijilan APB: Pemeriksaan yang dijalankan ke atas pengilang tempatan yang tidak dikawal oleh PBKD seperti premis pengilangan yang terletak di luar negara, pengilang yang mengilangkan bahan aktif farmaseutikal dan pengilang yang mengilangkan produk Cell and Gene Therapy Products (CGTP).
• Pemeriksaan Verifikasi APB: Pemeriksaan yang dijalankan susulan daripada tindakan punitive ke atas sesebuah pengilang.
• Pemeriksaan Penyiasatan APB: Pemeriksaan Penyiasatan adalah pemeriksaan APB yang dijalankan ke atas pengilang susulan daripada aduan yang diterima dan aktiviti panggil balik produk.

Sila rujuk juga kepada Soalan Lazim Berkenaan Pemeriksaan APB oleh NPRA bagi maklumat lanjut berkaitan dengan APB.

Secara umumnya, semua pemeriksaan APB (Rutin dan Bukan Rutin) sepatutnya dijalankan di lapangan (on-site). Susulan daripada pandemik COVID-19, pihak NPRA telah memperkenalkan mekanisma pemeriksaan di luar lapangan seperti Desktop Inspection, Desktop Assessment dan Remote Inspection pada bulan Jun 2020. Namun demikian, sebagai langkah penambahbaikan bagi mekanisma pemeriksaan di luar lapangan sedia ada, pihak NPRA telah memperkenalkan mekanisma Distant Assessment (DiA) yang merangkumi kaedah Remote Inspection dan Hybrid Inspection bermula 01 September 2021.

3.1 Remote Inspection

3.1.1 Apakah yang dimaksudkan dengan Remote Inspection?

Kaedah Remote Inspection merangkumi penilaian dokumen dan disusuli dengan pemeriksaan secara maya di mana:

1. Pemeriksa akan menghubungi syarikat untuk mengemukakan dokumen yang diperlukan seperti maklumat pengilang, prosedur utama dan lainlain bagi tujuan penilaian lanjut. Dokumen dan maklum balas akan dikongsikan melalui emel atau document-sharing platform yang dipersetujui oleh pemeriksa dan pihak pengilang.

2. Setelah penilaian dokumen berakhir, satu pemeriksaan secara maya akan dijalankan dengan menggunakan kemudahan teknologi maklumat (IT) seperti real-time streaming video, screen-sharing atau sebarang bentuk komunikasi masa nyata yang bersesuaian. Pemeriksaan secara maya akan merangkumi pemeriksaan ke atas premis dan aktiviti pengilangan di samping menemu duga pihak pengilang bagi mendapatkan penjelasan lanjut.

3.1.2 Bagaimanakah pemeriksaan APB secara Remote Inspection dijalankan?

Berikut adalah proses kerja bagi Remote Inspection:

1. Pemeriksa yang telah dilantik akan menghubungi pihak pengilang untuk perancangan pemeriksaan dan mengemukakan senarai dokumen yang diperlukan. Sekiranya perlu, pemeriksa akan mengemukakan kadar caj bayaran pemeriksaan berdasarkan bilangan pemeriksa dan jumlah hari yang terlibat dengan Remote Inspection. [Nota: Bayaran fi pemeriksaan perlu dijelaskan oleh pihak pengilang sebelum Remote Inspection dijalankan.]

2. Pemeriksa akan menyediakan agenda pemeriksaan berdasarkan jenis pemeriksaan yang akan dijalankan.

3. Pemeriksa akan menilai dokumen yang dikemukakan oleh pihak pengilang.

4. Pemeriksa akan menghubungi pihak pengilang sekiranya dokumen/ maklumat tambahan diperlukan. Jumlah koresponden bersama pihak pengilang adalah dihadkan kepada 3 koresponden sahaja.

5. Pemeriksa akan memaklumkan pihak pengilang berkaitan tarikh pemeriksaan yang dijadualkan untuk dijalankan secara maya. Pemeriksaan secara maya akan dilakukan menggunakan aplikasi komunikasi atas talian berdasarkan agenda pemeriksaan yang telah disediakan.

1. Mesyuarat pembukaan.
2. Pemakluman hasil semakan dokumen dan perbincangan lanjut sekiranya memerlukan maklumat tambahan.
3. Pemeriksaan secara maya ke atas fasiliti dan aktiviti pengilangan.
4. Mesyuarat penutup.

6.Laporan pemeriksaan akan dimajukan kepada pihak pengilang.

7.Pihak pengilang perlu memberikan maklum balas melalui laporan Corrective Action Preventive Action (CAPA) untuk kesemua penemuan yang dilaporkan di dalam laporan pemeriksaan.

8.Pemeriksa akan menerima dan menilai maklum balas CAPA yang dikemukakan.

3.1.3 Apakah kemudahan / peralatan IT yang disyorkan untuk menjalankan

pemeriksaan secara maya?

Keperluan asas bagi menjalankan pemeriksaan secara maya adalah seperti berikut:

1. Komputer: Pemeriksa dan pihak pengilang perlu menggunakan komputer yang mempunyai akses kepada internet serta bersesuaian dengan peralatan teknologi dan aplikasi komunikasi atas talian yang akan digunakan.

2. Kamera seperti webcam atau conference camera: Pemeriksa dan pihak pengilang boleh menggunakan videoconferencing camera atau kamera terbina komputer.

3. Audio: Pemeriksa dan pihak pengilang perlu memastikan kualiti audio komputer (mikrofon dan pembesar suara) yang digunakan adalah jelas.

4. Intranet atau virtual private network (VPN): Pihak pengilang perlu menguji liputan internet di setiap lokasi yang terlibat dengan pemeriksaan bagi memastikan perisian boleh dicapai.

5. Peralatan pengimbas: Perkongsian dokumen secara masa nyata boleh dilakukan dengan menggunakan peralatan pengimbas.

3.1.4 Apakah kaedah yang sesuai bagi perkongsian dokumen dan menjalankan pemeriksaan secara maya bagi kaedah Remote Inspection?

Semua saluran komunikasi yang akan digunakan perlu dipersetujui oleh kedua-dua pihak (pemeriksa dan pihak pengilang) dan mempunyai tahap keselamatan yang baik memandangkan maklumat / dokumen yang dikongsikan adalah sensitif dan sulit. Selain itu, semua pihak yang terlibat dengan pemeriksaan perlu menguji semua peralatan IT dan aplikasi atas talian yang akan digunakan sebelum pemeriksaan di samping membiasakan diri dengan peralatan dan aplikasi berkenaan. Semua akses kepada document-sharing platform dan aplikasi atas talian yang digunakan untuk pemeriksaan secara maya perlu dibatalkan oleh host (pemeriksa atau pihak pengilang) selepas 15 hari bekerja daripada tarikh pemeriksaan tamat.

1. Perkongsian dokumen Pihak pengilang perlu menyediakan semua dokumen secara elektronik dengan mengambil kira perkara-perkara berikut:

1. Format dokumen perlu dalam bentuk readable Portable Document Format (PDF).
2. Dokumen yang dikemukakan perlu dikongsikan mengikut urutan senarai dokumen yang diminta oleh pemeriksa.
3. Tajuk dokumen yang dikongsi perlu dinyatakan dengan jelas supaya pemeriksa boleh memahami isi setiap dokumen daripada tajuk tanpa perlu membuka dokumen berkenaan.
4. Perkongsian dokumen boleh dilakukan melalui emel atau sebarang aplikasi atas talian yang boleh dipercayai dan terhad kepada peserta tertentu ketika pemeriksaan.
5. Document-sharing platform yang digunakan perlu mempunyai tahap keselamatan yang baik dan juga membolehkan pemeriksa menyemak dokumen dengan mudah.
6. Dokumen boleh dikongsikan secara masa nyata semasa pemeriksaan secara maya dengan menggunakan aplikasi atas talian yang bersesuaian.
7. Pihak pengilang boleh mengemukakan dokumen di dalam bentuk hardcopy atau softcopy (pendrive atau compact disk) melalui pos atau khidmat kurier kepada pemeriksa.
8. Pihak pengilang perlu memastikan semua dokumen di dalam bentuk digital / elektronik boleh diakses oleh pemeriksa.

2. Pemeriksaan secara maya

1. Aplikasi atas talian seperti Microsoft Teams, Cisco WebEx dan Zoom boleh digunakan untuk tujuan pemeriksaan secara maya.
2. Pihak pengilang perlu memastikan kamera yang digunakan berupaya untuk memaparkan gambar atau video yang berkualiti.
3. Peralatan audio tambahan perlu disediakan untuk personel yang mengendalikan kamera semasa pemeriksaan dilakukan ke atas kawasan dan aktiviti pengilangan.
4. Pihak pengilang boleh mempertimbangkan pemasangan peralatan yang membantu untuk menguatkan isyarat internet di kawasan pengilangan yang mempunyai liputan internet yang lemah. Selain itu, pre-recorded video boleh disediakan oleh pihak syarikat untuk memaparkan kawasan atau aktiviti pengilangan di kawasan berkenaan.
5. Aktiviti penrekodan video semasa pemeriksaan adalah tidak dibenarkan.

3.2 Hybrid Inspection

3.2.1 Apakah yang dimaksudkan dengan Hybrid Inspection?

Hybrid Inspection merangkumi penilaian dokumen seperti yang dinyatakan pada para 3.1.1 (1) dan disusuli dengan pemeriksaan di lapangan. Tempoh masa untuk pemeriksaan di lapangan akan dipendekkan memandangkan kebanyakan dokumen telah dinilai pada peringkat awal.

3.2.2 Bagaimanakah pemeriksaan APB secara Hybrid Inspection dijalankan?

Berikut adalah proses kerja bagi Hybrid Inspection:

1. Pemeriksa yang telah dilantik akan menghubungi pihak pengilang untuk perancangan pemeriksaan dan mengemukakan senarai dokumen yang diperlukan. Sekiranya perlu, pemeriksa akan mengemukakan kadar caj bayaran pemeriksaan berdasarkan bilangan pemeriksa dan jumlah hari yang terlibat dengan Hybrid Inspection. [Nota: Bayaran fi pemeriksaan perlu dijelaskan oleh pihak pengilang sebelum Hybrid Inspection dijalankan.]

2. Pemeriksa akan menyediakan agenda pemeriksaan berdasarkan jenis pemeriksaan yang akan dijalankan.

3.Pemeriksa akan menilai dokumen yang dikemukakan oleh pihak pengilang.

4.Pemeriksa akan menghubungi pihak pengilang sekiranya dokumen/maklumat tambahan diperlukan. Jumlah koresponden bersama pihak pengilang adalah dihadkan kepada 3 koresponden sahaja.

5.Pemeriksa akan memaklumkan pihak pengilang berkaitan tarikh pemeriksaan di lapangan. Pemeriksaan di lapangan akan dilakukan berdasarkan agenda pemeriksaan yang telah disediakan.

1. Mesyuarat pembukaan.
2. Pemakluman hasil semakan dokumen dan perbincangan lanjut sekiranya memerlukan maklumat tambahan.
3. Pemeriksaan ke atas fasiliti dan aktiviti pengilangan.
4. Mesyuarat penutup.
5. Laporan pemeriksaan akan dimajukan kepada pihak pengilang.
6. Pihak pengilang perlu memberikan maklum balas melalui laporan Corrective Action Preventive Action (CAPA) untuk kesemua penemuan yang dilaporkan di dalam laporan pemeriksaan.

6. Pemeriksa akan menerima dan menilai maklum balas CAPA yang dikemukakan.

3.2.3 Apakah cara yang sesuai untuk berkongsi dokumen bagi kaedah Hybrid

Inspection?

Rujuk para 3.1.4 (1).

3.2.4 Apakah perkara yang perlu dipertimbangkan ketika menjalankan

pemeriksaan di lapangan?

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dipertimbangkan oleh pemeriksa dan pihak pengilang bagi mengurangkan risiko jangkitan COVID-19 ketika menjalankan pemeriksaan di lapangan:

1. Bilangan personel yang berada secara fizikal di dalam bilik mesyuarat perlu dikurangkan. Pihak pengilang boleh menggunakan kaedah livevideo conference yang disiarkan secara masa nyata dari bilik mesyuarat utama untuk personel lain melibatkan diri dalam pemeriksaan secara maya.

2. Bilangan personel yang mengiring pemeriksa melakukan pemeriksaan ke atas premis perlu dihadkan.

3. Pihak pengilang boleh menggunakan kaedah screen sharing video conference technology untuk berkongsi dokumen dengan pemeriksa di lapangan.

Terdapat perbezaan diantara mekanisma-mekanisma pemeriksaan di luar lapangan yang dikenalpasti. Rujuk jadual di bawah:

Pihak pengilang diberi 5 hari bekerja untuk mengemukakan semua dokumen / maklum balas bagi setiap koresponden. Sekiranya pihak pengilang memerlukan lebih masa untuk menyediakan dokumen / maklum balas, perkara ini perlu dibincang lanjut dan dipersetujui bersama pemeriksa.

Penentuan jenis DiA yang akan dijalankan adalah berdasarkan penilaian risiko di mana kategori pengilang dan produk akan dipertimbangkan selain daripada jenis pemeriksaan dan aduan produk. Pemeriksa akan membuat keputusan bagi jenis DiA yang akan dijalankan selepas melakukan penilaian risiko berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.